La gestion électronique de documents est le processus de traitement des documents de manière à ce que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace et appropriée. Il est donc essentiel pour les entreprises d'apprendre à créer un système de gestion de documents.
De nombreuses entreprises traitent des informations à fort enjeu qui doivent rester sécurisées et privées, ou auxquelles il faut accéder rapidement. Dans de tels cas, un système de gestion de documents fonctionnant correctement est essentiel. Mais même si votre activité est de nature plus informelle, il est important de conserver des documents appropriés pour la comptabilité et pour des raisons d'efficacité.
Découvrez comment créer un système de gestion de documents qui réponde au mieux aux besoins de votre entreprise.
Options du système de gestion des documents
De nos jours, la plupart des entreprises travaillent confortablement avec des documents numériques et utilisent des programmes dotés de fonctions de stockage et de gestion. Les logiciels de gestion de documents généraux et spécifiques à un secteur d'activité ou les applications spécialement conçues pour améliorer la gestion des fichiers électroniques de votre entreprise ne manquent pas. Par exemple, les hôtels peuvent encore avoir un registre de type livre lors de l'enregistrement et peuvent encore demander une signature sur un onglet de carte de crédit en papier, mais en coulisses, les hôtels utilisent OPERA pour gérer les chambres, prendre des notes et établir les factures.1 Les options de paiement comme Square et Venmo sont de plus en plus utilisées dans le commerce de détail et les services, ce qui élimine également le besoin de comptabilité papier.
Cependant, de nombreuses petites entreprises doivent gérer un mélange de données démodées sur papier et de fichiers électroniques et, dans certains cas, la proportion de données papier est beaucoup plus importante.
Convertir les documents papier en formats numériques
Une solution au problème d'un environnement de données mixtes serait d'utiliser un système d'imagerie documentaire pour convertir tous les documents de votre entreprise en fichiers électroniques. Selon le type de données et de documents avec lesquels vous travaillez, il peut s'agir d'un processus relativement simple, mais il peut aussi nécessiter une certaine créativité et des approches spécialisées.
Par exemple, un petit magasin de détail qui gère des reçus et des stocks peut être en mesure de convertir des documents papier en feuilles de calcul numériques avec un peu plus de travail de saisie de données. En revanche, un cabinet dentaire, qui conserve des dossiers sur la santé des patients, la facturation, les radiographies, etc., aura probablement besoin d'une méthode plus robuste pour convertir ses nombreux fichiers papier en formats numériques, par exemple en faisant appel à un service de numérisation de documents adapté à l'entreprise ou en achetant un logiciel de numérisation capable de transférer des images haute résolution.
Les étapes d'un système de gestion de documents
Qu'il s'agisse d'un environnement exclusivement numérique ou d'un environnement hybride avec des documents numériques et papier, la mise en place d'un système de gestion de documents comporte trois étapes :
Créer un plan de gestion des documents.
La première étape consiste à répondre à ces quatre questions :
Quelles sont les règles de création des documents ?
Factures, lettres de rappel de paiement, brochures de vente, courriels, bilans, feuilles de calcul, rapports - toutes les entreprises créent une variété de documents dans le cadre de leurs activités et du suivi de celles-ci. Et, pour que les choses restent organisées, toutes les entreprises doivent établir des règles pour la création de documents.
Existe-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standard, tels que les lettres et les factures, et où se trouvent-ils ?
Existe-t-il un guide de style interne à suivre ?
Les nouveaux documents doivent-ils être datés ou horodatés ?
Quelles sont les procédures à suivre pour le partage ou la révision des documents ?
Pour certaines petites entreprises, les seuls points importants seront l'emplacement des modèles de divers documents commerciaux et la manière de les utiliser. Mais si la création de documents au sein de votre entreprise implique que différentes personnes collaborent sur des documents, les révisent ou les mettent à jour, vous devrez prendre le temps de décider comment ces choses doivent être faites pour garantir l'efficacité et la cohérence.
Google Docs est une norme industrielle pour les projets collaboratifs, car il offre diverses options pour contrôler les autorisations, visualiser les modifications et partager un même document entre plusieurs personnes, avec des contrôles de sécurité en place.2
Comment les documents seront-ils stockés ?
Le stockage entraîne des coûts, dont le plus important, pour la plupart des petites entreprises, est probablement le coût du temps perdu lorsque les gens cherchent des documents. La question est donc la suivante : comment les documents seront-ils classés ? La clé du classement des documents est de suivre de bonnes pratiques de gestion des dossiers. Un système clair et facile à suivre est essentiel.
Vous devez également savoir comment vous allez archiver les documents. Comment allez-vous traiter les dossiers qui sont périmés ou prêts à être mis en veilleuse dans votre système de gestion des documents ?
Au début de chaque année, par exemple, vous devriez passer en revue les divers fichiers liés au travail sur votre ordinateur, éliminer ceux qui ne sont plus d'actualité et créer de nouveaux dossiers étiquetés par année et par sujet, en déplaçant les fichiers si nécessaire. Vous pouvez faire de même avec les dossiers papier ; il n'est pas difficile de retirer les vieux documents d'un dossier et d'en créer un nouveau avec "Vieux" dans le titre. Certains logiciels offrent des options d'archivage automatique.
Le "stockage" dans un environnement numérique peut se faire dans le nuage ou sur des serveurs locaux, mais pour stocker des documents papier, vous aurez besoin d'un espace physique sur place ou, comme de nombreux cabinets d'avocats pour lesquels les dossiers des clients sont obligatoires, vous devrez peut-être louer une unité de stockage.
Pour plus d'informations, je vous suggère de visitez ces sites web :
- https://fr.wikipedia.org/
- https://www.digitech.swiss/
- https://www.digital4efficiency.ch/
- https://www.devillard.ch/
- https://www.ged-elo.ch
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